Un groupe de musique live pour une soirée d’entreprise

Pourquoi de la musique live pour une soirée privée ?

Faire appel à un orchestre pour rendre un événement spécial est une idée assez courante. Cela fait la différence avec un événement lambda et ainsi on se souvient de cette soirée. La musique live apporte quelque chose de vivant à l’ambiance, même lorsque c’est juste une musique de fond.

Imaginez une soirée d’entreprise sans animation particulière, où des collègues, collaborateurs ou clients échangent comme d’habitude, certes autour d’un verre, mais dans un cadre toujours proche du travail. A l’extrême inverse, lorsque l’on imagine les mêmes personnes sortant à un concert, que ce soit de rock, de musique classique, de jazz ou de musique traditionnelle, l’ambiance est toujours propice au dépaysement, à la rencontre, cela stimule l’âme, fait parfois danser. C’est une bouffée d’air, ou une parenthèse endiablée, au milieu du quotidien. Une animation musicale de soirée d’entreprise n’est pas exactement comme un concert (quoi que c’est possible et cela arrive parfois), mais elle permet de joindre les deux aspects ci-dessus.

Par ailleurs un groupe de jazz est une réelle machine à créer et improviser collectivement, avec ses codes, ses répartitions de rôles, ses responsabilités, ses risques, ses soutiens, etc … C’est donc aussi intéressant de mettre ce pur travail d’équipe, créatif et ludique, devant les yeux et les oreilles de ses collaborateurs, même inconsciemment. Et de plus un groupe de musique c’est simplement beau visuellement ! Notamment un groupe de jazz avec contrebasse ou saxophone, et avec des musiciens vifs qui interagissent dans l’improvisation.

Malgré toutes ces raisons, on n’ose pas toujours faire appel à un groupe de musique pour un événement privé. A cause du coût, de l’idée qu’on se fait de l’organisation, de l’aspect technique et logistique, ou on pense parfois que ce sera bruyant ou envahissant, ou que ce sera cliché ou désuet. C’est sûr que si l’on se fie aux gros concerts médiatiques (rock, symphoniques, gros festivals de jazz), on imagine vite un énorme projet volumineux et coûteux. A l’opposé on peut aussi facilement imaginer des clichés peu glorieux véhiculés par de mauvais orchestres (surtout en jazz !).

Mais il existe d’autres possibilités : des orchestres professionnels de qualité, actifs dans le terreau de la scène jazz locale et nationale, de très bons groupes que l’on peut voir dans les petits clubs et festivals, hors des énormes programmations internationales médiatiques, capables de s’adapter à de nombreuses situations techniques, pour des budgets variés.

Il faut juste savoir s’y prendre pour trouver des musiciens fiables et expérimentés, au milieu d’une jungle d’orchestres très variés. Il faut aussi tenter de clarifier ce que l’on cherche en termes de style, d’ambiance, de prestation (concert ou ambiance), de budget, d’implantation etc …

Voici donc quelques conseils pour vous aider à cibler ce que vous voulez et pour savoir comment s’y prendre pour s’assurer d’une prestation et d’une soirée réussie.

Les trois points les plus importants : clarifier ce que vous voulez et pouvez organiser, prévoir au mieux en amont avec le responsable du groupe pour être sûr de la prestation que vous aurez, et afin que tout se passe bien le jour J. Et finalement le jour de l’événement : dérouler l’organisation sans anicroche et s’adapter aux éventuels imprévus.

Clarifier ces envies et besoins avant de chercher un orchestre

En imaginant la soirée, le cadre, l’ambiance, et le déroulement de l’événement, quelle est la place du groupe de musique dans cette équation ? Est-ce qu’il y aura une soirée dansante ? Est-ce que ce sera un dîner calme avec une musique de fond ? Y aura-t-il un cocktail musical dans un premier temps ? Combien de temps durerait la prestation ?

Tout ceci va déjà rapidement vous aiguiller. Par exemple si vous voulez de la musique pour danser il faudra très probablement un groupe assez volumineux avec une chanteuse, pour une ambiance lounge soft, un gros orchestre sera trop fort, pour une musique d’ambiance durant le dîner ou le cocktail imaginez vous une chanteuse de jazz ou un groupe instrumental ? Si vous voulez faire danser, à quel répertoire pensez-vous d’office ? Pour la musique de fond de votre soirée imaginez vous une ambiance jazz ou musique classique ? Etc …

Bien entendu, il y a de nombreuses combinaisons possibles. Par exemple un orchestre de sept musiciens pour une soirée dansante contient de nombreux trios, quartets ou duos qui peuvent jouer dans un autre style pour une première partie de musique d’ambiance. C’est ensuite en discutant avec les leaders de chaque groupe que vous verrez tout ce qui est possible (et à l’occasion vous pourrez éprouver leur professionnalisme !). Mais comme point de départ, il faut déjà imaginer une ou plusieurs prestations musicales qui vous conviendraient.

Avant d’appeler les groupes susceptibles de vous intéresser, il faut aussi lister les contraintes techniques et logistiques. Plus vous avez d’informations, plus le responsable de l’orchestre peut anticiper les spécifications techniques et les éventuelles difficultés, et donc vous faire des propositions précises.

Une fois choisi le lieu de la soirée, repérez le ou les emplacements ou jouerait le groupe, la superficie disponible, l’accès à l’électricité, la présence éventuelle d’une scène. Cela n’est pas forcément indispensable qu’il y en ait une, il est possible de jouer à même le sol. Mais suivant l’ampleur de votre événement ou vos exigences cela peut être nécessaire. Vous verrez avec l’orchestre s’ils ont une scène ou des praticables, ou s’il faut faire appel à un prestataire.

Si c’est en extérieur, avez-vous pensé à un abri ou une solution de repli ? Le lieu est-il équipé d’une régie son et lumière ? Y a-t-il du personnel pour ces prestation ? Si il faut fournir la lumière et/ou la sonorisation, repérez les circuits électriques et puissances disponibles.

Pensez à la décoration de la pièce : un bon orchestre professionnel est parfait pour l’animation musicale, mais cela peut être encore mieux s’il est mis en valeur, même très simplement, par un bon emplacement ou une scène.

D’autres points importants sont : la mise à disposition du lieu assez tôt pour pouvoir installer le matériel et faire des essais de son sans public (possiblement forts et pas très agréables à entendre), l’accès au site pour le déchargement, l’accès à un espace pour stocker le matériel, se changer etc …

Rechercher et contacter des musiciens professionnels

Demandez des devis à des orchestres professionnels et sérieux, avec des références. En général ces musiciens sont faciles à trouver sur internet, non seulement par des recherches directes mais aussi par des réseaux professionnels (si un prestataire musical apparaît par plusieurs biais il est déjà plus fiable). Si vous travaillez avec une agence événementielle ou un service communication ils ont peut-être déjà des contacts. Demandez aussi autour de vous, à des collaborateurs : le bouche à oreille est utile dans ce milieu. Un bon orchestre professionnel est sensé avoir un site web présentant ses prestations avec des mp3 ou des vidéos : visitez, écoutez, imaginez-les dans votre soirée.

Quand vous contactez le responsable de l’orchestre, présentez-lui la prestation avec vos envies et les spécifications ci-dessus. Un musicien professionnel verra directement ce qu’il peut vous proposer ou pas, quels sont les difficultés, il vous conseillera, et bien souvent il ira lui-même aux questions essentielles. N’hésitez pas à lui poser des questions qui vous semblent bêtes, elles sont souvent très utiles. Quand on joue dans des contextes très variés, et parfois pour des event planners très « créatifs », on peut tout entendre, comprendre et prendre en compte, même sur des détails saugrenus.

Le but de chacun (vous et l’orchestre professionnel) est que la soirée soit réussie et en appelle une autre. Donc il faut communiquer franchement entre collaborateurs. Vous avez vos spécifications, les musiciens aurons aussi les leurs. Tant qu’elles ne sont pas exagérées, il faut les prendre en compte et comprendre que le chef d’orchestre cherche à créer les meilleures conditions pour que la musique soit la mieux possible. Cela ne signifie pas forcément que les musiciens doivent être nourris de homard et de Gruaud Larose 2005 (d’ailleurs ça n’est pas le meilleur accord !). Mais pour se consacrer à la musique, la logistique doit être bien anticipée et se dérouler facilement le jour J, avec des marges pour ne pas avoir à courir entre les parties.

Il faut prendre en compte la durée des trajets, l’aspect physique si c’est une longue prestation, etc … Si vous respectez les musiciens, ils s’adapteront avec d’autant plus de plaisir à vos demandes ou aux imprévus. Par exemple si le groupe arrive in situ à 16h après 3h de route pour 1h30 d’installation/balances, puis court se changer, et joue 4 sets de 18h à 22h avec 15 minutes pour manger un plateau repas, vous comprendrez qu’à la fin le contrebassiste rechigne un petit peu à dépasser des horaires (avant de désinstaller et rentrer). Mais cet exemple n’arrive jamais !

Par ailleurs en ce qui concerne la technique, les orchestres peuvent fournir la sonorisation et parfois l’éclairage pour des prestations petites et intermédiaires. Pour les grosses prestations il faut faire appel à des prestataires spécialisés. Mais la frontière est floue. Le chef d’orchestre doit pouvoir cibler au mieux et vous dire franchement ce qui lui est possible de faire. Rien de plus néfaste pour un prestataire que de proposer une prestation qu’il n’assume pas, ou mal. Le but est réellement que tout se passe au mieux. Ainsi la musique passe bien, les convives et organisateurs sont ravis, et les musiciens sont rappelés ou recommandés.

Aspect administratif de la prestation musicale

En ce qui concerne l’administratif, tous les groupes de musique professionnels travaillent avec des boîtes de production qui s’occupent des embauches, des assurances, etc … Seule la SACEM est légalement à la charge de l’organisateur.

Ces boîtes de productions font généralement des contrats de cession de droit de diffusion d’un spectacle. Ces contrats stipulent qu’elles prennent en charge l’organisation du spectacle et définissent les interfaces avec l’organisateur de la soirée et les spécifications.

En général il faut verser un acompte à la signature du contrat.

Lorsque vous négociez les tarifs, voici quelques points à prendre en compte.

Les musiciens sont payés au cachet (forfait) et non au salaire horaire. En effet ils vous réservent la soirée, quelle que soit la durée de la prestation. Bien souvent le montant du cachet inclut la ou les répétitions, le travail en amont (les musiciens sont constamment en train de travailler pour se former ou développer leur offre, le concert est la partie visible de l’iceberg), les frais personnels du musicien (étant indépendant il achète lui-même ses instruments et consommables). De plus les cotisations sociales des CDD d’usage des musiciens sont particulièrement importantes. En général le montant du cachet d’un musicien varie en fonction des paramètres suivant : durée de la prestation, la distance (tarif majoré pour les prestations plus longues et celles impliquant de longs trajets), s’il y a des demandes musicales particulières à préparer en amont.

Les frais de déplacement et éventuellement d’hébergement, l’amortissement ou la location du matériel du groupe (sono, lumières etc …), la commission du commercial/manager de l’orchestre, celle de la boîte de production.

Et pour finir, les tarifs des orchestres varient également suivant la saison : en été ou autour des fêtes les groupes sont surbookés, alors qu’à l’intersaison ils font plus facilement des gestes commerciaux. Les concerts ou animations musicales réguliers sont très rassurants pour les musiciens, ils sont donc facilement négociables. Cela dit, lorsqu’un orchestre est bon, a du succès et un agenda bien rempli, il est tout simplement moins enclin à baisser ses tarifs.

Déroulement de l’événement le jour J

Si tout est bien organisé en amont, le jour J est très facile et chacun vaque à sa tâche : déchargement, installation, sound-check, musique, etc … Certains organisateurs envoient en avance à tous les prestataires un déroulé des événements, avec les contacts téléphoniques de chacun.

Il faut également donner à l’avance le contact de la personne qui supervisera l’ensemble de la soirée et des prestataires. Assurez-vous qu’il y aura quelqu’un pour accueillir les musiciens pour l’installation. Donnez leur son numéro de téléphone.

Il faut pouvoir anticiper les imprévus, souvent assez classiques. Par exemple prévoir des marges, ou éviter d’être trop rigides sur les horaires : les musiciens professionnels savent s’adapter en direct aux aléas, retards, discours imprévus etc … Le plus difficile étant quand tout se passe en avance.

Si vous avez fait appel à un groupe professionnel, faites leur confiance, avec leur expérience ils s’adapteront aux imprévus de manière à ce que la musique se passe au mieux. Il faut tout de même être clair dès le début sur les consignes, la répartition des rôles et des décisions. Et bien entendu, face à des grosses difficultés, si les musiciens savent ce qu’il serait bon de faire, il convient quand même de les aider à le réaliser.

De la même manière ils s’adaptent à l’ambiance et aux particularités de chaque prestation, chaque soir est unique, la musique peut changer suivant l’énergie ou l’interaction avec les convives. Ne vous inquiétez pas si la musique n’est pas totalement exactement comme sur leur CD ou mp3, elle est en général mieux et plus vivante.

Si tout est bien fait, normalement il ne vous reste plus qu’à profiter simplement de la soirée !

Le lendemain ou quelques jours après l’événement

Un retour sincère est toujours bienvenu pour débriefer les musiciens. Pour progresser musicalement ils sont habitués à s’enregistrer et à se critiquer objectivement et de manière constructive, parfois sévèrement. Ils sont habitués à entendre des débriefings durs mais constructifs. N’ayez donc pas peur de dire ce qui vous a plu et ce qui est améliorable ou tel ou tel problème, même très ponctuel. C’est très utile pour s’améliorer dans ce métier très exigeant.